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Choix d'ERP et de progiciel : partir de vos besoins, pas du marché

Le consultant qui vous accompagne intervient auprès de la direction générale, de la DSI et des directions métier. Il cartographie vos besoins par domaine avant de regarder le marché, puis mesure ce qu'un ERP ou un progiciel métier couvre vraiment. Vous choisissez sur une carte, pas sur une démonstration.

Échanger sur votre choix

3 à 4 mois pour cadrer le besoin, évaluer les solutions et formuler une recommandation

La plupart des choix d'ERP partent de l'offre, pas du besoin

Un progiciel ne couvre jamais tout. La question n'est pas lequel choisir, mais quelle part de votre besoin il doit porter et ce qui restera spécifique. Cette part se mesure avant de rencontrer un éditeur. Après, elle se négocie contre un catalogue.

Le besoin s'écrit avec les mots d'un éditeur

Les démonstrations installent un vocabulaire. Le besoin s'écrit ensuite dans ces termes. On compare alors des produits entre eux, et non des réponses à un besoin.

Le périmètre se découvre en cours de route

Ce que le progiciel ne fera pas apparaît au paramétrage, quand le contrat est signé. Les développements spécifiques arrivent en surcoût, et le calendrier absorbe la découverte.

Un seul prestataire finit par tenir le système

L'intégrateur qui a cadré, choisi et déployé devient le seul à savoir. La dépendance ne se décide jamais, elle s'installe.

Ce qu'un conseil indépendant change selon votre situation

Le support de votre ERP s'arrête

Le consultant chiffre l'opportunité et la trajectoire avant que l'échéance impose le calendrier

Une décision prise tôt, pas subie

Votre intégrateur est le seul à connaître le système

Le consultant cartographie les domaines et mesure ce qu'un progiciel du marché couvre vraiment

Un périmètre repris par vous, pas par lui

Les éditeurs ont déjà cadré le besoin

Le consultant réécrit l'exigence par domaine et la pondère avant toute démonstration

Une grille qui compare, au lieu de promesses à départager

Le choix devra être défendu en interne

Le consultant documente les scénarios, leur coût complet et leurs points de vigilance

Un dossier qui tient devant le comité de direction

Votre filiale choisit dans le cadre du groupe

Le consultant pondère le besoin local et les règles du groupe dans la même grille

Un choix qui respecte le groupe sans le subir

Trois types d'intervention sur un choix d'ERP

Le choix d'un ERP recouvre plusieurs niveaux d'intervention. Trois concentrent l'essentiel de la demande.

Note d'opportunité

Le support s'arrête dans quelques années, ou l'outil ne suit plus. Personne ne sait encore s'il faut changer, ni quand, ni pour quel ordre de grandeur. Le consultant instruit la question en quelques semaines et produit une note courte, orientée décision, que le sponsor porte devant son instance. La liberté de choix et de négociation se préserve en décidant tôt. La note permet aussi de comparer ce projet aux autres investissements en cours, dans l’arbitrage de portefeuille de projets.

Cadrage et choix

Le besoin n'est écrit nulle part, ou il l'est dans les termes d'un éditeur. Le consultant tient des ateliers métier et informatique, en sort une grille d'exigences pondérée par domaine, puis confronte le marché à cette grille. Le résultat : une liste courte de scénarios chiffrés et une recommandation argumentée. Vous disposez d’une recommandation argumentée pour décider.

Cahier des charges et appel d'offres

La cible est connue, reste à la faire chiffrer. Le consultant écrit un cahier des charges qui décrit des besoins et non un produit, qu'il s'agisse d'un ERP ou d'un progiciel métier. Il qualifie les répondants, dépouille et instruit le choix de l'intégrateur. Le périmètre confié au progiciel et celui qui reste spécifique sont tranchés avant la consultation, pas pendant.

Échanger sur votre choix

Objectiver le besoin avant de comparer les offres

Cartographier

Le besoin se décrit avant le marché : domaines, acteurs, contraintes. L'existant est relevé tel qu'il tourne, pas tel qu'il est documenté. Quand plus personne n’a de vue d’ensemble, un audit et une cartographie précèdent le choix.

Pondérer

Chaque exigence reçoit un niveau d'ambition et un poids, arrêtés avec le métier et la DSI. Ces poids deviennent les critères de choix de l'ERP ou du progiciel. La grille existe avant le premier contact avec le marché.

Confronter

Le panorama est filtré par la grille, et non l'inverse. Chaque solution écartée l'est sur une exigence que vous avez pondérée.

Ce que nous ne faisons pas

Confier le cahier des charges à un candidat. Celui qui écrit l'exigence choisit le gagnant. Nous écrivons, vous arbitrez, les éditeurs répondent.

Écrire le besoin après les démonstrations. Une démonstration montre ce que l'outil sait faire, pas ce dont vous avez besoin. L'ordre compte plus que la qualité de l'analyse.

Partir d'une liste d'éditeurs. Un comparatif ne devient utile qu'une fois les exigences pondérées. Avant, il classe des produits selon des critères que personne n'a choisis.

Le profil de votre consultant

Tous les consultants ne sont pas indépendants des éditeurs. Quelques traits distinguent ceux que nous mobilisons sur les choix les plus engageants.

Agnostique

Pas de préférence pour un éditeur (SAP, Odoo, Cegid, Divalto, ou plusieurs couplés). Le bon périmètre pour un progiciel est celui que votre besoin justifie, pas celui que son catalogue couvre.

Bilingue

Comprend le processus métier et l'architecture d'intégration qui le portera. Traduit une exigence métier en critère évaluable, et une contrainte technique en risque de calendrier.

Sceptique

Ne prend aucune réponse d'éditeur pour acquise. Vérifie chaque exigence contre la grille, et écrit ce que la solution ne fera pas.

Transparent

Documente les critères, leur pondération et les écarts au fil de la mission, pas à la fin. La décision se relit un an plus tard, par quelqu'un qui n'était pas là.

Démarche d'une mission de choix d'ERP

Chaque phase est validée lors d'un comité de pilotage.

Cadrer

Figer le périmètre, les axes d'analyse et leur pondération, les acteurs à mobiliser. Ce qui reste hors périmètre s'écrit au même moment que ce qui y entre. Le résultat : un périmètre de choix validé, avec les objectifs, les contraintes et les critères d’évaluation arrêtés.

Matérialiser le besoin

Des ateliers métier et des ateliers informatique, deux heures chacun, préparés sur pièces et non sur page blanche. Il en sort une grille d'exigences pondérée par domaine, une cartographie fonctionnelle et une cartographie applicative. Les éditeurs n'entrent qu'après, une fois la grille arrêtée.

Étudier le marché

Un panorama des solutions du marché est dressé, puis chacune est évaluée sur la couverture fonctionnelle, la capacité d'intégration, l'hébergement et la sécurité, et le coût complet sur trois ans. Il en sort une liste courte de un à trois scénarios.

Décider

Une note courte, orientée décision, avec une recommandation argumentée et ses points de vigilance. Les livrables de la mission en constituent les annexes.

Questions fréquentes

Faut-il choisir l'ERP ou l'intégrateur en premier ?

Le périmètre d'abord. Tant que la part du besoin confiée au progiciel n'est pas arrêtée, les deux choix se contaminent : l'intégrateur oriente vers son catalogue, et le progiciel impose son découpage. Le périmètre se tranche avant la consultation, et il s'écrit dans le cahier des charges.

Combien de solutions faut-il comparer ?

Une liste courte de un à trois scénarios. En dessous, il n'y a pas de choix à instruire. Au-delà, la comparaison devient un exercice documentaire que personne ne relit. Le filtrage se fait sur la grille pondérée, pas sur le nombre de candidats.

Un conseil indépendant coûte-t-il plus cher qu'un cadrage par l'intégrateur ?

Le cadrage par l'intégrateur est rarement facturé. Il se paie dans le périmètre retenu et dans les développements spécifiques découverts après la signature. La question n'est pas le coût du cadrage, mais celui des écarts qu'il évite.

Peut-on garder son ERP actuel ?

C'est un scénario comme un autre, et il doit figurer dans la comparaison. Une fin de support n'impose pas un remplacement : elle impose une décision. Le maintien a un coût et un horizon, qui se chiffrent au même titre que les autres.

Qui doit participer aux ateliers ?

Le métier qui exécute le processus et la DSI qui portera l'intégration, séparément. Les ateliers métier qualifient l'exigence et son niveau d'ambition. Les ateliers informatique traitent l'hébergement, les interfaces et la sécurité. Mélanger les deux produit des réunions où chacun attend son tour.

Que deviennent nos tableaux de bord quand on change d’ERP ?

Ils changent de source, et souvent de définitions. Un chiffre d’affaires ou une marge ne se calculent plus tout à fait de la même manière. La continuité des indicateurs en BI & data se prépare avant la bascule, pas après, sinon les historiques ne se comparent plus.

Et après le choix ?

Le consultant peut piloter l'intégrateur pour vous : contrat, périmètre, recette, jusqu'au démarrage. Il ne réalise pas l'intégration lui-même : celui qui a recommandé n'a rien à livrer.

Que se passe-t-il si le besoin évolue après le choix ?

La grille pondérée reste le document de référence. Un besoin nouveau se compare à ce qui a été arbitré, et la décision se relit avec ses critères d'origine.

Votre besoin est écrit avant la première démonstration ?

Un premier échange pour voir où en est votre choix, et ce qu'il reste à écrire avant de consulter.

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